Le système de workflow eyebase orchestre votre travail
Types de Workflows
La création de différents workflows est essentielle pour chaque client. Les workflows définissent les étapes spécifiques nécessaires à l’exécution d’une tâche et identifient généralement les personnes, l’ordre et le calendrier dans lesquels ces étapes doivent être exécutées. Cela vous permet d’éliminer les processus et activités redondants et de rationaliser les processus.
Il existe différents types de processus de travail. Les workflows de processus sont utilisés lorsqu’un certain nombre de tâches sont prévisibles et se répètent. Les workflows de cas sont utilisés pour les situations dans lesquelles le bon déroulement n’est pas connu au départ et n’est défini qu’au fil du temps. Les workflows de projet sont les meilleurs pour maintenir les projets complexes sur la bonne voie. De plus, eyebase connaît ce que l’on appelle des workflows contrôlés par les événements.
Workflows pilotés par des événements
eyebase utilise des workflows contrôlés par les événements. Une exigence opérationnelle courante est la capacité d’identifier certains «événements» qui déclenchent un workflow ou une décision en temps réel. Les workflows liés aux événements s’expliquent par le fait que, dans la pratique, les personnes et les ressources externes ne suivent pas toujours le chemin prescrit. Les informations contextuelles doivent être prises en compte et les décisions ultérieures doivent être fondées sur la connaissance, l’expérience et même l’intuition.
Une autre caractéristique des workflows est que les données et les actifs numériques peuvent influencer considérablement un processus ou un flux de tâches. Les actifs numériques peuvent passer par plusieurs étapes avant d’atteindre, par exemple, la phase finale d’approbation et de publication. Un exemple de ce type de workflow est un contrat ou un document juridique. Tout ce qui se passe dans le cadre du workflow doit être ajouté au contrat ou modifié. Le résultat final doit être un contrat qui saisit correctement toutes les données du workflow, y compris les signatures numériques.
Notifications et alertes
eyebase notifie et avertit automatiquement les utilisateurs lorsqu’une étape du processus de travail requiert l’attention d’un collaborateur. Souvent, workflows exigent des réponses et des décisions, parfois il suffit d’informer l’utilisateur qu’un événement s’est produit.
Exemple: Un événement peut se produire dans une étape du workflow où l’utilisateur 1 demande l’autorisation pour un nouvel enregistrement et la réponse est qu’une notification est envoyée à l’utilisateur 2, le « titulaire de l’autorisation .» L’étape suivante du flux de travail peut être l’événement où l’utilisateur 2 donne l’autorisation pour un enregistrement. La réponse est alors d’envoyer une notification à l’utilisateur 1 pour qu’il commence à éditer l’enregistrement en conséquence (avec les autorisations). Pour les étapes du workflow qui concernent les autorisations, chaque notification est associée à une entrée de permission. Voici quelques exemples de notifications d’événements qui peuvent être configurées dans eyebase:
- Téléchargement d’un actif numérique
- Ajout d’un nouveau contenu au dossier du projet
- Un nouveau contenu a été ajouté à une collection
- Nouveaux contenus téléchargés à partir d’un appareil mobile
- Démarrage du processus
- Un processus est terminé
- Modification d’un fichier, d’un lien ou d’un dossier
- Fin de l’importation d’un fichier ZIP
- Vérification demandée, vérification effectuée
- Autorisation demandée, accordée ou refusée
Conculsion
Les workflows ne sont généralement pas conçus pour résoudre les tâches imprévisibles. Ils comptent sur la possibilité de visualiser toutes sortes de chemins à l’avance et sur un nombre fini de règles qui contrôlent tous les processus.
Une bonne approche pour de nombreuses entreprises et organisations consiste à définir des workflows en fonction des événements: c’est-à-dire que certains événements doivent déclencher un workflow ou une décision en temps réel. Cette approche est utilisée dans eyebase et offre la flexibilité d’identifier les événements, de configurer les déclencheurs et de définir les notifications sur l’ensemble de la plate-forme.