La solution DAM parfaite en toute simplicité : la migration en une seule étape.

La mise en œuvre d'un système de gestion des ressources numériques (DAM) ou le passage d'un système existant à une nouvelle solution est souvent perçu comme un défi majeur. Le processus est souvent associé à un investissement en temps considérable, à des obstacles techniques et à des incertitudes quant aux fonctionnalités nécessaires. Pourtant, avec la bonne approche et un fournisseur expérimenté, la migration peut se faire rapidement et efficacement en une seule étape, sans aucun compromis sur la qualité.

L'intégration d'un système DAM représente souvent pour les entreprises un effort 70 % moins important qu'on ne le pense généralement. Des systèmes tels que le système DAM d'eyebase facilitent la gestion des fichiers multimédias, font gagner du temps et réduisent les coûts de marketing. Avec un impressionnant retour sur investissement (ROI) de 8:1 à 14:1, le DAM n'est pas seulement un investissement efficace, mais aussi un investissement économiquement raisonnable. Des études montrent que les entreprises qui adoptent la DAM bénéficient d'importantes économies de temps et d'argent, car l'efficacité de la gestion et de la recherche de fichiers peut être augmentée jusqu'à 95 %.

Vous n'êtes pas satisfait de votre solution actuelle ou vous n'avez pas encore trouvé de DAM ?

De nombreuses entreprises luttent contre les limites de leurs solutions DAM actuelles ou n'ont pas encore procédé du tout à une implémentation. Pourtant, le changement ou l'introduction d'un nouveau système est souvent considéré comme un obstacle insurmontable.

Les problèmes les plus fréquents sont :

• Structures rigides : les adaptations sont lourdes ou quasiment impossibles.
• De longs délais d'attente : Les nouvelles exigences ne sont satisfaites qu'après plusieurs mois.
• Des flux de travail interrompus : Des processus inefficaces entraînent des retards et de la frustration.

Or, hésiter n'est pas une solution. Plus les entreprises s'accrochent à des systèmes inadéquats, plus les coûts cachés liés à des flux de travail inefficaces et à des potentiels inexploités augmentent. À cela s'ajoute la frustration des collaborateurs qui doivent travailler avec un système qui ne correspond pas à leurs besoins.

Étape 1 : La première et la dernière étape

L'inventaire détaillé souvent recommandé, au cours duquel les entreprises doivent définir leurs besoins exacts, n'est pas nécessaire dans la plupart des cas. Les entreprises n'ont pas besoin de savoir dès le départ ce dont elles ont exactement besoin - nous sommes là pour ça. En règle générale, le premier rendez-vous de conseil permet déjà de déterminer les fonctions dont l'entreprise a réellement besoin et les possibilités supplémentaires qui sont utiles pour elle.

Lors de ce rendez-vous, qui ne dure généralement pas plus de 30 minutes, les fournisseurs de DAM expérimentés peuvent dresser un tableau clair des besoins individuels de l'entreprise. Souvent, ils identifient des domaines présentant un potentiel d'optimisation dont le client n'avait pas conscience auparavant. La situation actuelle de l'entreprise suffit amplement à créer une base solide pour l'implémentation du nouveau système.

La clé d'une migration réussie est un processus clairement structuré et entièrement pris en charge par le fournisseur. Une seule réunion permet de répondre aux questions les plus importantes :

• Où se situent les problèmes actuels ?
• De quelles fonctions a-t-on réellement besoin ?
• Quels sont les objectifs de l'entreprise avec le nouveau système DAM ?

À partir de ce moment, le fournisseur prend en charge toutes les autres étapes afin que le changement se fasse le plus facilement possible.

Mise en place de la nouvelle structure: la nouvelle structure est développée sur la base des données et des workflows existants. Les processus inefficaces sont remplacés par des workflows optimisés et clairement définis, qui répondent parfaitement aux besoins de l'entreprise. Cela permet non seulement de mettre de l'ordre, mais aussi de poser les bases d'une utilisation efficace et à long terme du système.

Intégration du système: un système DAM n'est efficace que s'il s'intègre parfaitement dans l'infrastructure informatique existante. Cela implique la connexion avec des systèmes importants tels que les systèmes de gestion de contenu (CMS), les systèmes de gestion de la relation client (CRM), les solutions ERP ou les services en nuage. Cette intégration transparente permet de synchroniser efficacement les données et les processus, ce qui améliore considérablement la collaboration entre les services et minimise les étapes de travail manuelles.

Migration des données: tous les actifs existants - images, vidéos, documents et métadonnées - sont transférés avec soin et sans perte dans le nouveau système. Grâce aux technologies modernes et aux processus automatisés, le transfert des données est rapide et fiable. Cela minimise la charge de travail de l'équipe et garantit que le nouveau système est rapidement opérationnel.

Des adaptations individuelles: Chaque entreprise a des besoins spécifiques et un système DAM doit être suffisamment flexible pour y répondre. Le système est configuré individuellement pour répondre aux besoins actuels et futurs. Des flux de travail sur mesure aux champs de métadonnées personnalisés, la solution est parfaitement adaptée au mode de fonctionnement de l'entreprise.

Conclusion : la migration vers un nouveau système DAM ne nécessite pas de processus compliqués ni d'étapes fastidieuses. Avec un partenaire expérimenté, la transition se fait de manière efficace, flexible et ciblée. Les entreprises bénéficient ainsi d'une solution sur mesure qui optimise leurs flux de travail, améliore la collaboration et permet de réduire les coûts à long terme.