Die eyebase Workflow Engine orchestriert Ihre Arbeit
Arten von Workflows
Die Erstellung unterschiedlicher Workflows ist für jeden Kunden von entscheidender Bedeutung. Workflows definieren spezifische Schritte, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind, und identifizieren im Normalfall Personen, die Reihenfolge und den Zeitrahmen, in denen solche Schritte ausgeführt werden müssen. So können Sie redundante Prozesse und Aktivitäten eliminieren und Abläufe zeiteffizienter gestalten.
Es gibt verschiedene Arten von Arbeitsabläufen. Prozess-Workflows werden verwendet, wenn eine Reihe von Aufgaben vorhersehbar ist und sich wiederholt. Fall-Workflows werden für Situationen verwendet, bei denen der richtige Ablauf nicht von Anfang an bekannt ist und stattdessen erst im Laufe der Zeit festgelegt wird. Projekt-Workflows eignen sich am besten, um komplexe Projekte auf Kurs zu halten. Außerdem kennt eyebase sogenannte ereignisgesteuerte Workflows.
Event gesteuerte Workflows
eyebase nutzt ereignisgesteuerte Workflows. Eine häufige betriebliche Anforderung ist die Fähigkeit, bestimmte „Ereignisse“ zu identifizieren, die einen Workflow oder eine Entscheidung in Echtzeit auslösen. Der Grund für ereignisgesteuerte Workflows liegt darin, dass Menschen und externe Ressourcen in der Praxis nicht immer einem vorgeschriebenen Weg folgen. Kontextinformationen müssen berücksichtigt werden und nachfolgende Entscheidungen müssen auf Wissen, Erfahrung und sogar Intuition beruhen.
Eine weitere Eigenschaft von Workflows ist, dass Daten und digitale Assets einen Prozess oder Aufgabenfluss erheblich beeinflussen können. Digitale Assets können mehrere Phasen durchlaufen, bevor sie zum Beispiel die endgültige Genehmigungs- und Veröffentlichungsphase erreichen. Ein Beispiel für diese Art von Workflow ist ein Vertrag oder ein Rechtsdokument. Alles, was als Teil des Workflows passiert, muss zum Vertrag hinzugefügt oder geändert werden. Das Endergebnis sollte ein Vertrag sein, der alle Daten im Workflow einschließlich digitaler Signaturen korrekt erfasst.
Benachrichtigungen und Warnungen
eyebase benachrichtigt und warnt Benutzer automatisch, wenn ein Schritt im Arbeitsablauf die Aufmerksamkeit eines Mitarbeiters erfordert. Oft erfordern Workflow-Antworten und Entscheidungen, manchmal genügt es, einen Benutzer lediglich zu informieren, dass ein Ereignis aufgetreten ist.
Beispiel: Ein Ereignis kann in einem Workflow-Schritt sein, dass Benutzer 1 die Berechtigung für einen neuen Datensatz anfordert und die Antwort darin besteht, dass eine Benachrichtigung an Benutzer 2, den “Berechtiger”, gesendet wird. Beim nächsten Workflow-Schritt kann das Ereignis sein, dass Benutzer 2 die Berechtigung für einen Datensatz erteilt. Die Antwort besteht dann darin, dass eine Benachrichtigung an Benutzer 1 gesendet wird, um eine entsprechende Berarbeitung des Datensatzes (nun mit Berechtigung) zu starten. Bei Workflow-Schritten, bei denen es um Berechtigungen geht, ist jede Benachrichtigung mit einem Berechtigungseintrag verknüpft. Einige Beispiele für Ereignisbenachrichtigungen, die in eyebase konfiguriert werden können, sind:
- Digitales Asset hochgeladen
- Neuer Inhalt zum Projektordner hinzugefügt
- Neue Inhalte wurden einer Sammlung hinzugefügt
- Neue, von einem mobilen Gerät hochgeladene Inhalte
- Prozess-Start
- Ein Vorgang ist abgeschlossen
- Datei, ein Link oder ein Ordner wurden geändert
- Ende eines Imports einer ZIP-Datei
- Überprüfung angefordert, Überprüfung erledigt
- Genehmigung angefordert, Genehmigung erteilt oder verweigert
Zusammenfassung
Workflows sind in der Regel nicht darauf ausgelegt, die unvorhersehbare Arbeitsaufgaben zu lösen. Sie verlassen sich darauf, dass alle möglichen Pfade im Voraus abgebildet werden können und dass es ein endliche Menge von Regeln gibt, die alle Prozessabläufe steuern.
Ein guter Ansatz für viele Betriebe und Organisationen besteht darin, Workflows ereignisgesteuert zu definieren: Das heißt, bestimmte Ereignisse sollten einen Workflow oder eine Entscheidung in Echtzeit auslösen. Dieser Ansatz wird in eyebase genutzt und bietet die Flexibilität, Ereignisse zu identifizieren, Trigger zu konfigurieren und Benachrichtigungen auf der gesamten Plattform festzulegen.