Metadaten Blog: Warum Pflichtfelder in DAM-Systemen oft nicht sinnvoll sind
Erfahren Sie, warum Pflichtfelder in Digital Asset Management (DAM)-Systemen oft mehr Probleme verursachen als lösen. Entdecken Sie die Auswirkungen auf Benutzerfreundlichkeit, Datenqualität und Anpassungsfähigkeit – und warum die Flexibilität wichtiger ist als starre Vorgaben.
Die Implementierung funktionierender Workflows in Unternehmen ist oft eine Herausforderung. Selbst wenn Systeme hervorragende Möglichkeiten für effiziente Prozesse bieten, hängt der Erfolg letztlich von der korrekten Nutzung durch die Anwender ab. Häufig ist die Schwachstelle, dass Nutzer vergessen, alle Felder sorgfältig auszufüllen. Bei eyebase werden wir regelmäßig gefragt, wie wir unser System weiter verbessern können, um solche Fehler zu minimieren oder nachträglich zu beheben.
Eine häufige Frage unserer Kunden lautet, warum wir bei der Eingabe von Metadaten keine Pflichtfelder empfehlen. Diese Frage erscheint auf den ersten Blick sinnvoll und nachvollziehbar, doch die Antwort darauf ist oft komplexer, als es intuitiv erscheint. Viele digitale Systeme mögen benutzerfreundlich wirken, doch die dahinterliegenden Prozesse sind häufig deutlich komplexer und basieren auf umfassenden technischen Grundlagen, die über die reine Benutzeroberfläche hinausgehen. Um zu verstehen, warum bestimmte Funktionen so gestaltet sind, wie sie sind, ist oft ein tiefgehendes Verständnis dieser Prozesse erforderlich.
Die Herausforderungen und Risiken von Pflichtfeldern in DAM-Systemen
Nutzerfreundlichkeit: Pflichtfelder können die Benutzerfreundlichkeit beeinträchtigen, indem sie den Eingabeprozess komplizierter machen. Wenn Nutzer gezwungen sind, jedes Feld auszufüllen, kann dies zu Frustration führen, insbesondere wenn einige Felder für den jeweiligen Anwendungsfall irrelevant sind. Dies erhöht das Risiko, dass wichtige Daten übersprungen oder ungenaue Eingaben gemacht werden, nur um das Formular abzuschließen.
Datenqualität: Ein wesentliches Argument gegen Pflichtfelder ist die potenzielle Beeinträchtigung der Datenqualität. Wenn Nutzer gezwungen werden, alle Felder auszufüllen, obwohl sie nicht alle Informationen zur Verfügung haben oder die Felder als irrelevant empfinden, könnten sie falsche oder ungenaue Daten eingeben, nur um den Vorgang abzuschließen.
Verfälschte Suchfunktionen: Falsch ausgefüllte Felder erschweren es, solche Fehler später über Suchfunktionen zu korrigieren. Wenn hingegen Felder nicht ausgefüllt sind, können gezielte Suchfunktionen genutzt werden, um diese Lücken zu identifizieren. So könnten beispielsweise in einem DAM-System alle Inhalte ohne hinterlegte Metadaten ermittelt und in einem Workflow nachgetragen werden.
Anpassungsfähigkeit des Systems: Unternehmen und ihre Prozesse entwickeln sich im Laufe der Zeit weiter. Ein System mit vielen Pflichtfeldern ist weniger anpassungsfähig, da es schwieriger wird, das System an neue Anforderungen oder Geschäftsprozesse anzupassen, ohne bestehende Workflows zu stören.
Fazit: Die Entscheidung, auf Pflichtfelder zu verzichten, ist oft ein bewusster Schritt, um Flexibilität zu ermöglichen und die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern, während gleichzeitig die Qualität und Relevanz der erfassten Daten erhalten bleibt.