Erfolglose Suche als Kostenfaktor: Warum ein Digital Asset Management System unverzichtbar ist.

Kosten durch erfolglose Dateisuche

Die Unfähigkeit, benötigte Dateien schnell zu finden, führt nicht nur zu Produktivitätsverlusten, sondern kann auch finanzielle Auswirkungen haben. Studien zeigen, dass ineffiziente Datenverwaltung erhebliche Kosten verursacht. Beispielsweise verbringen Mitarbeiter laut McKinsey-Berichten bis zu 19% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Das entspricht fast einem vollen Arbeitstag pro Woche pro Mitarbeiter. Hochgerechnet auf ein Unternehmen mit 100 Mitarbeitern bedeutet dies einen immensen Produktivitätsverlust.

Neben den direkten Kosten für verlorene Arbeitszeit gibt es weitere negative Auswirkungen: Verzögerungen bei Projekten, doppelte Arbeit und Frustration der Mitarbeiter. Laut einer Studie des McKinsey Global Institute verwenden Mitarbeiter 28 % ihrer Arbeitszeit für die Bearbeitung von E-Mails, 19 % für die Recherche von Informationen und 14 % für die unternehmensinterne Kommunikation. Dies entspricht 61 % der Arbeitszeit oder 24,4 Stunden einer 40-Stunden-Woche. Für rollenspezifische und somit wertschöpfende Aufgaben verbleiben nur 39 % der Arbeitszeit, was lediglich 15,6 Stunden pro Woche entspricht. Besonders in kreativen und marketingorientierten Teams, die regelmäßig auf digitale Assets zugreifen müssen, können ineffiziente Suchprozesse erhebliche Auswirkungen auf den Arbeitsablauf haben. Laut einer Studie von IDC kostet das ineffiziente Management digitaler Dateien Unternehmen bis zu 3,5 Millionen Euro pro Jahr.

Zusätzlich können Datenschutzverletzungen, die durch unsachgemäße Datenverwaltung entstehen, teuer werden. Laut einer Statistik von Statista liegen die geschätzten Kosten der folgenschwersten Datenschutzverletzung der letzten drei Jahre für Unternehmen in Deutschland bei durchschnittlich 4,35 Millionen Euro. (de.statista.com)

Vorteile eines Digital Asset Management Systems

Ein DAM-System zentralisiert die Speicherung, Organisation und den Zugriff auf digitale Inhalte, wodurch die Effizienz in der Dateiverwaltung erheblich gesteigert wird. Durch die Implementierung eines solchen Systems können Unternehmen folgende Vorteile realisieren:

Zeitersparnis: Mitarbeiter können benötigte Dateien schneller finden, was die Effizienz steigert. Laut einer Studie von Brandfolder verbringen Organisationen mit DAM-Plattformen 28% weniger Zeit mit der Suche nach digitalen Assets. (brandfolder.com)

Kostensenkung: Reduzierte Suchzeiten und verbesserte Datenverwaltung können finanzielle Einsparungen mit sich bringen. Laut einer Studie von Forrester Research erzielen Unternehmen durch DAM-Systeme eine durchschnittliche Kapitalrendite (ROI) von 366% über einen Zeitraum von drei Jahren.

Verbesserte Sicherheit: Durch klare Zugriffsrechte und zentrale Datenverwaltung wird das Risiko von Datenschutzverletzungen minimiert. Besonders im Kontext der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) können Unternehmen durch ein DAM-System sicherstellen, dass alle sensiblen Dateien ordnungsgemäß gespeichert und verwaltet werden.

Effizienzsteigerung: Marketingteams berichten von einer 34%igen Effizienzsteigerung durch optimierte Workflows und besseres Asset-Management. (brandfolder.com)

Markenkonsistenz: Ein DAM-System stellt sicher, dass alle Teams mit den aktuellsten und genehmigten Versionen von Logos, Produktbildern und anderen Marketingmaterialien arbeiten. Dies verhindert Inkonsistenzen in der Markenkommunikation.

Bessere Kollaboration: Remote-Teams und externe Agenturen können über ein DAM-System jederzeit auf benötigte Assets zugreifen, ohne auf manuelle Dateiübertragungen angewiesen zu sein. Dies verbessert die Zusammenarbeit und reduziert Missverständnisse.

Wirtschaftliche Vorteile und langfristige Rentabilität

Für die meisten Unternehmen ist die Implementierung eines DAM-Systems eine finanzielle Selbstverständlichkeit. Eine positive Nettorendite ist allein durch Kosteneinsparungen in der Regel bereits im ersten Jahr möglich. Während Faktoren wie Markenwert und rechtliche Risiken schwieriger kurzfristig zu berechnen sind, betrachten viele Unternehmen diese als zusätzlichen Vorteil. Die Investition wird daher oft primär durch Kosteneinsparungen gerechtfertigt, mit einer stärkeren Marke und reduzierter rechtlicher Exposition als zusätzlichem Nutzen. (brandfolder.com)

Unternehmen, die ein DAM-System nutzen, berichten nicht nur von Kosteneinsparungen, sondern auch von einer deutlichen Effizienzsteigerung in der Produktion von Marketingmaterialien. Beispielsweise konnte ein weltweit agierendes Unternehmen durch die Einführung eines DAM-Systems die Produktionszeit für neue Kampagnen um 40% reduzieren, da alle benötigten Assets sofort verfügbar waren.

Ein Praxisbeispiel zeigt, dass Unternehmen durch die Implementierung eines DAM-Systems nicht nur den Überblick über ihre Dateien zurückgewinnen, sondern auch Kosten sparen können. (genesis.swiss)

Fazit: Die erfolglose Suche nach Dateien stellt einen oft unterschätzten Kostenfaktor in Unternehmen dar. Durch die Implementierung eines Digital Asset Management Systems können Unternehmen nicht nur die Effizienz ihrer Mitarbeiter steigern, sondern auch finanzielle Einsparungen erzielen und die Datensicherheit erhöhen. Die langfristigen Vorteile reichen von gesteigerter Markenintegrität über verbesserte Kollaboration bis hin zu reduzierten rechtlichen Risiken. Angesichts der zunehmenden Digitalisierung ist ein effektives DAM-System ein unverzichtbares Werkzeug für moderne Unternehmen.