Einfach zur perfekten DAM-Lösung: Migration in nur einem Schritt

Die Implementierung eines Digital Asset Management (DAM)-Systems oder der Wechsel von einem bestehenden System zu einer neuen Lösung wird oft als große Herausforderung wahrgenommen. Der Prozess wird häufig mit erheblichem Zeitaufwand, technischen Hürden und Unsicherheiten über die notwendigen Funktionen in Verbindung gebracht. Doch mit dem richtigen Ansatz und einem erfahrenen Anbieter kann eine Migration schnell und effizient in einem einzigen Schritt erfolgen – ganz ohne Kompromisse bei der Qualität.

Die Integration eines DAM-Systems bedeutet für Unternehmen oft einen um 70 % geringeren Aufwand, als allgemein angenommen wird. Systeme wie das DAM-System von eyebase erleichtern die Verwaltung von Mediendateien, sparen Zeit und reduzieren Marketingkosten. Mit einem beeindruckenden Return-on-Investment (ROI) von 8:1 bis 14:1 ist DAM nicht nur eine effektive, sondern auch eine wirtschaftlich sinnvolle Investition. Studien zeigen, dass Unternehmen, die DAM einführen, von erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen profitieren, da die Effizienz bei der Verwaltung und Suche nach Dateien auf bis zu 95 % gesteigert werden kann.

Unzufrieden mit der bisherigen Lösung oder noch kein DAM gefunden?

Viele Unternehmen kämpfen mit den Einschränkungen ihrer aktuellen DAM-Lösungen oder haben noch überhaupt keine Implementierung vorgenommen. Doch der Wechsel oder die Einführung eines neuen Systems wird oft als unüberwindbare Hürde angesehen.

Häufige Probleme sind:

•  Starre Strukturen: Anpassungen sind schwerfällig oder kaum möglich.
•  Lange Wartezeiten: Neue Anforderungen werden erst nach Monaten erfüllt.
• Unterbrochene Workflows: Ineffiziente Prozesse führen zu Verzögerungen und Frustration.

Doch Zögern ist keine Lösung. Je länger Unternehmen an unzureichenden Systemen festhalten, desto größer werden die versteckten Kosten durch ineffiziente Workflows und ungenutzte Potenziale. Hinzu kommt die Frustration der Mitarbeiter, die mit einem System arbeiten müssen, das nicht zu ihren Anforderungen passt.

Schritt 1: Der erste und letzte Schritt

Die oft empfohlene detaillierte Bestandsaufnahme, bei der Unternehmen ihre genauen Anforderungen definieren sollen, ist in den meisten Fällen nicht notwendig. Unternehmen müssen nicht von Anfang an wissen, was sie genau benötigen – dafür sind wir da. In der Regel zeigt sich bereits im ersten Beratungstermin, welche Funktionen tatsächlich gebraucht werden und welche zusätzlichen Möglichkeiten für das Unternehmen sinnvoll sind.

In diesem Termin, der in der Regel nicht länger als 30 Minuten dauert, können erfahrene DAM-Anbieter ein klares Bild der individuellen Anforderungen des Unternehmens zeichnen. Oftmals erkennen sie dabei auch Bereiche mit Optimierungspotenzial, die dem Kunden zuvor nicht bewusst waren. Die Ist-Situation des Unternehmens reicht völlig aus, um eine fundierte Grundlage für die Implementierung des neuen Systems zu schaffen.

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Migration ist ein klar strukturierter und vollständig vom Anbieter übernommener Prozess. In einem einzigen Meeting werden die wichtigsten Fragen geklärt:

• Wo liegen die aktuellen Probleme?
• Welche Funktionen werden tatsächlich benötigt?
• Welche Ziele verfolgt das Unternehmen mit dem neuen DAM-System?

Ab diesem Zeitpunkt übernimmt der Anbieter alle weiteren Schritte, um den Wechsel so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Aufbau der neuen Struktur: Die neue Struktur wird auf Basis der bestehenden Daten und Workflows entwickelt. Ineffiziente Prozesse werden durch optimierte, klar definierte Workflows ersetzt, die den Anforderungen des Unternehmens perfekt entsprechen. Dies schafft nicht nur Ordnung, sondern legt die Grundlage für eine langfristige und effiziente Nutzung des Systems.

Systemintegration: Ein DAM-System ist nur dann erfolgreich, wenn es sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integriert. Dazu gehört die Verbindung mit wichtigen Systemen wie Content-Management-Systemen (CMS), Customer-Relationship-Management-Systemen (CRM), ERP-Lösungen oder Cloud-Diensten. Durch diese nahtlose Integration können Daten und Prozesse effizient synchronisiert werden, was die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen deutlich verbessert und manuelle Arbeitsschritte minimiert.

Datenmigration: Alle bestehenden Assets wie Bilder, Videos, Dokumente und Metadaten – werden sorgfältig und verlustfrei in das neue System übertragen. Dank moderner Technologien und automatisierter Prozesse erfolgt die Datenübertragung schnell und zuverlässig. Dies minimiert den Aufwand für das Team und gewährleistet, dass das neue System zügig einsatzbereit ist.

Individuelle Anpassungen: Jedes Unternehmen hat spezifische Anforderungen, und ein DAM-System muss flexibel genug sein, um diese zu erfüllen. Das System wird individuell konfiguriert, um sowohl aktuelle als auch zukünftige Bedürfnisse abzudecken. Von maßgeschneiderten Workflows bis hin zu benutzerdefinierten Metadatenfeldern wird die Lösung perfekt auf die Arbeitsweise des Unternehmens zugeschnitten.

Fazit: Die Migration zu einem neuen DAM-System erfordert keine komplizierten Prozesse oder langwierigen Schritte. Mit einem erfahrenen Partner wird der Übergang effizient, flexibel und zielgerichtet gestaltet. So erhalten Unternehmen eine maßgeschneiderte Lösung, die ihre Workflows optimiert, die Zusammenarbeit verbessert und langfristig Kosten spart.